Blog

Welcome to my blog

Uncategorized

Inilah 14 Faktor yang Mempengaruhi Kesuksesan dan Keberhasilan Sebuah Event

Ketika akan merencanakan sebuah event, semua orang pastinya ingin acaranya berjalan lancar dan sukses. Tapi untuk membuat sebuah event berjalan lancar dan sukses, seseorang membutuhkan beberapa komponen pendukung. Tidak hanya komponen pendukung saja, kesungguhan Anda untuk mengoptimalkannya juga punya pengaruh untuk kesuksesan event. Dengan adanya komponen pendukung yang Anda usahakan dengan maskimalkan, maka sebuah event akan bisa berjalan dengan lancar dan sukses. Nah berikut ini beberapa komponen atau faktor yang harus Anda persiapkan dan optimalkan agar event yang digelar bisa berjalan dengan lancar dan suskes.

  1. Rundown yang Sempurna
    Faktor dan komponen pertama yang mempengaruhi kesuksesan sebuah event adalah rundown. Rundown atau runtutan acara memang sangat disusun dengan cermat dan tepat agar event bisa berjalan dengan tertib dan juga sesuai dengan waktu yang telah disediakan. Semakin detail rundown acara yang disusun maka akan semakin baik dan jelas arah event akan dijalankan. Jadi cobalah untuk menyusun rundown sedetail mungkin dan lengkap dengan susunan acara yang akan direncanakan. Untuk menyusun susunan acara atau rundown yang baik Anda bisa berdiskusi dengan beberapa orang dari tim. Hal ini karena dari diskusi, bisa saja muncul usulan yang tepat untuk mengisi acara pada event. Satu hal lagi yang tak boleh terlewatkan yakni supaya lebih enak terlihat cobalah untuk menyusun rundown acara dengan bentuk tabel lengkap dengan indikator seperti penanggung jawab, waktu, kegiatan dan keterangannya. Agar mendapatkan rundown yang baik maka Jempoli bisa membatu Anda. Ini karena dengan Jempoli maka Anda bisa mendapatkan talent berpengalaman yang mampu memberikan usulan terbaik untuk rundown event yang akan Anda adakan.
  2. Undangan untuk Orang ‘Penting’
    Event tanpa kehadiran orang penting akan membuatnya terasa kurang meriah. Maka dari Anda sebagai event planner perlu mengusahakan kedatangan orang-orang penting untuk menghadiri acara yang akan digelar. Orang penting di sini bukan harus seorang artis atau selebriti, tapi orang yang bisa berpengaruh dalam kaitannya dengan event tersebut seperti pemimpin lembaga, pejabat setempat atau juga orang berpengaruh di wilayah dan lainnya. Undang saja orang-orang yang dianggap penting tadi secara khusus atau personal. Dengan mengundang orang penting maka selain akan membuat event terasa lebih lebih meriah, event Anda juga akan makin banyak diminati masyarakat untuk datang.
  3. Perizinan
    Bagi Anda yang akan menggelar event dengan skala cukup besar maka faktor perizinan juga tak boleh dilupakan. Perizinan memang diperlukan untuk bisa membuat event jadi lebih tenang dan aman dan saling menyamankan satu sama lain. Perizinan ini bisa dilakukan beberapa pihak atau instansi seperti ketua RT, ketua RW, atau bahkan ke Dinas Perhubungan bila memang dikhawatirkan mengganggu lalu lintas. Perizinan yang lebih kompleks juga bisa dan harus Anda lakukan bila menyangkut soal keamanan. Jadi bila event yang akan Anda adakan ini rawan sehingga membutuhkan keamanan, maka mau tak mau Anda haru meminta izin ke kepolisian. Dengan adanya pengurusan perizinan yang dibutuhkan maka event Anda akan berlajan dengan aman dan lancar serta suskes.
  4. Reminding to Countdown
    Pernahkah Anda melihat sebuah rencana event yang akan dilakukan hitung mundur (countdown). Penghitungan mundur (countdown) dalam rentang kurun waktu tertentu ini memang sangat penting dilakukan. Dengan adanya countdown ini maka semua orang yang terlibat dalam event akan selalu diingatkan akan adanya event yang terus bergerak mendekat. Ketika semua pihak terus merasa diingatkan akan event maka persiapan event pun akan bertahap terus dimaksimalkan sehingga ketika hari-H tiba maka persiapan sudah lengkap dan optimal. Dari sini pun maka tidak akan ada lagi hal-hal yang merisaukan ketika event sudah masuk pada hari yang ditentukan untuk digelar.
  5. Dana yang Mencukupi
    Untuk menyelenggarakan event yang baik dan sukses serta memuaskan semua pihak memang diperlukan dana yang mencukupi. Seperti halnya membeli produk, maka untuk bisa mendapatkan kepuasan pada kualitasnya, maka dana yang cukup besar diperlukan guna membeli produk bermutu atau branded. Jadi masalah dana ini terbilang cukup krusial untuk sebuah event. Semakin tinggi ekspektasi Anda pada event yang akan diselenggarakan maka dana yang dipersiapkan juga harus besar pula. Untuk masalah dana ini Anda bisa mengajukan kerjasama dengan perusahaan atau institusi untuk menjadi penyokong dana atau sponsor event Anda. Siapkan saja proposal yang bermutu agar pengajuan dana Anda bisa disetujui.
  6. Tim Event yang Mumpuni
    Dalam penyelenggaraan event tentu Anda tidak bisa menjalankannya sendirian. Banyaknya bidang yang harus dikerjakan membuat Anda harus punya orang lain sebagai tim yang membantu mensukseskan event. Tim event sendiri bisa Anda rekrut secara pribadi atau meminta pihak ketiga seperti event organizer yang melakukannya. Jika Anda meminta event organizer untuk mengurus, maka Anda juga harus membicarakan secara gamblang apa yang Anda inginkan untuk event tersebut. Tapi bila Anda menggunakan tim event dari orang-orang yang direkrut secara pribadi maka pastikan untuk memilih orang-orang yang mumpuni dan serius untuk bekerjasama mensukseskan event. Dengan menggunakan Jempoli maka Anda bisa dengan mudah melakukan pembicaraan yang jelas tanpa salah faham. Jadi selain mendapatkan talent yang tepat, dengan fitur log conversation Jempoli maka acara yang Anda inginkan bisa dipahami dengan baik oleh tim event dari Jempoli.
  7. Promosi yang Baik
    Bila Anda ingin event Anda berlangsung meriah dengan didatangi banyak orang maka Anda harus melakukan promosi event yang baik. Promosi memang akan membuat event Anda dikenal secara luas oleh masyarakat umum. Semakin baik promosi yang Anda jalankan maka akan semakin berpeluang pula event berlangsung dengan meriah dan suskes. Anda bisa menjalankan promosi untuk event ini secara offline atau secara online. Promosi secara offline bisa Anda lakukan dengan cara menyebarkan brosur atau mengkampanyekan melalui pengeras suara dengan keliling kota dengan mobi. Selain cara offline, promosi event juga bisa Anda lakukan dengan cara online melalui prosi via website, media sosial dan juga email. Semakin lengkap Anda menjalankan promosi yang telah dijalankan maka akan semakin berpeluang event Anda didatangi masyarakat umum dalam jumlah besar. Tapi harus juga dipahami bahwa promosi ini membutuhkan dana, jadi sebelum menjalankan Anda juga perlu mempertimbangkan masalah anggarannya.
  8. Tempat Event yang Tepat dan Nyaman
    Berikutnya, komponen dan faktor yang bisa mempengaruhi sukses dan berhasilnya event adalah tempat event yang tepat dan nyaman. Setiap event pasti membutuhkan tempat. Semakin besar event yang akan digelar maka tempat yang dibutuhkan juga harus besar. Agar bisa membuat publik mau datang dan mudah menjangkau lokasi event sebaiknya pilihlah tempat yang strategis. Semakin strategis lokasi event yang Anda pilih maka semakin berpeluang Anda bisa menarik masyarakat lebih banyak. Jangan lupa juga untuk memperhatikan tingkat kenyamanan pada tempat event yang akan Anda pilih. Sebab dari kenyamanan inilah maka pengunjung bisa betah berlama-lama mengikuti acara. Selain itu dengan kenyamanan pula para pengisi acara juga bisa dengan maksimal memberikan yang terbaik. Dari sinilah maka event yang akan digelar pun bisa berjalan dengan lancar dan suskes.
  9. Fasilitas
    Dukungan fasilitas dari lokasi event yang akan digelar memang bisa mempengaruhi suskes-tidaknya gelaran. Bila fasilitas yang ada pada lokasi event minim atau sedikit, maka hal ini bisa membuat gelaran jadi kurang maksimal. Namun bila Anda menambahkan beberapa fasilitas pada event yang akan diadakan, maka hal ini akan menjadikan acara lebih lancar. Karena pentingnya fasilitas yang ada pada gelaran event maka Anda perlu concern dengan hal tersebut. Pastikan semua orang yang berada dalam event baik itu pengunjung atau pengisi acara dan tim event merasakan tenang dengan adanya fasilitas selama acara berlangsung. Saat semua orang dapat tenang dengan adanya fasilitas yang ada maka event pun bisa berjalan dengan lancar dan suskes. Beberapa fasilitas penting yang memang sudah seharusnya ada pada sebuah event adalah area parkir, toilet, tempat ibadah (musholla) dan lainnya.
  10. Kualitas Layanan
    Supaya event Anda berjalan dengan lancar dan sukses maka mau tak mau Anda harus melayani undangan atau pengunjung yang datang dengan maksimal. Para undangan atau pengunjung yang datang memang harus Anda perlakukan dan layani sebaik mungkin. Ini karena mereka para undangan adalah raja seperti juga konsumen atau pembeli. Jadi jangan setengah-setengah untuk melayani pada tamu undangan atau pengunjung yang datang ke event yang Anda gelar. Sebab dengan Anda melayani para undangan dengan baik maka event akan bisa memuaskan semua orang dan event Anda pun akan dianggap sukses.
  11. Pembawa Acara (MC) yang Mumpuni
    Meski semua list atau rundown acara telah Anda susun dengan begitu rapi dan baik. Tapi bila tidak ada orang yang membawakan acara dengan baik maka apa yang Anda harapkan tentang acara tersebut bisa berantakan. Maka dari itu keberadaan pembawa acara (MC) ini sangatlah penting dalam gelaran sebuah event. Jadi cari dan pilihlah pembawa acara yang benar-benar berpengalaman dan mumpuni jika memang Anda ingin menjadikan event Anda berjalan dengan lancar dan sukses. Pembawa acara yang tepat dan mumpuni bisa Anda peroleh di Jempoli. Jempoli memang merupakan tempat yang menyediakan talent-talent mumpuni, termasuk pembawa acara yang profesional.
  12. Materi Acara yang Kuat
    Bila Anda sedang mengkonsep acara atau event yang penuh dengan pengajaran atau pembelajaran maka Anda mau tak mau harus mempersiapkan materi yang matang dan kuat. Hal ini dikarenakan jika Anda tidak menguasai materi yang akan dibawakan maka hal ini akan membuat event jadi tidak menarik dan membosankan. Dan pada akhirnya jika Anda tidak bisa membawakan materi ini dengan baik maka event yang digelar pun bisa saja berlangsung tidak sukses dan juga mengecewakan para undangan.
  13. Undang Komunitas yang Sesuai dengan Event
    Anda yang mempunyai jaringan atau channel komunitas yang berhubungan dengan event yang akan digelar maka mengundang kehadirannya merupakan hal yang tepat. Hal ini karena dengan adanya komunitas maka acara yang ada akan bisa semakin meriah. Apalagi bila komunitas yang Anda undang juga mau mengisi acara untuk berbagi pengalaman maka event akan semakin menarik untuk disaksikan. Jika acara sudah berlangsung meriah dan menarik maka itu artinya event yang Anda gelar berlangsung dengan sukses.
  14. Talent Profesional
    Terakhir, komponen dan faktor yang dapat mempengaruhi kesuksesan sebuah event adalah talent profesional. Untuk memeriahkan acara, Anda memang membutuhkan talent yang sesuai. Keberadaan talent sendiri tentu akan sangat mampu mempengaruhi sukses tidaknya acara karena mereka menjadi bagian dalam tim untuk mengisi acara dalam event. Maka dari itu Anda sebagai event planner harus selektif ketika menentukan talent untuk acara. Sebab bila talent yang Anda ambil tidak profesional, maka event yang diselenggarakan bisa saja jadi berantakan dan tidak menarik. Maka dari itu supaya event berjalan lancar, sukses dan menarik maka mau tak mau Anda harus mencari dan mendapatkan talent profesional.
    Nah untuk mencari dan mendapatkan talent profesional dengan mudah serta cepat, Anda bisa menjadikan Jempoli sebagai salah satu referensinya. Kenapa harus Jempoli? Sebab Jempoli merupakan media yang akan bisa menghubungkan Anda para event planner dengan vendor atau talent profesional sesuai area tempat sekitar. Jadi dengan menggunakan Jempoli Anda akan dapat dengan cepat mendapatkan talent profesional yang dibutuhkan untuk event.

You Might Also Like